Trámites y documentos que se exigen en el proceso exportador mexicano

1.- Carta de Encomienda: Con este documento se delega al agente aduanal que sea nuestro representante legal ante la aduana para que realice el despacho de las mercancías de acuerdo al régimen aduanero que nosotros como exportadores o importadores determinemos.
Es importante que el gerente de exportación o responsable de esta función en la empresa considere que no es lo mismo la carta de encomienda que la carta de instrucciones, la primera se le entrega al agente aduanal y va dirigida a la autoridad aduanera; mientras la segunda cumple la función de información de la operación de comercio exterior a realizar y regularmente se le entrega a la agencia transportista y copia al agente aduanal.

2.- Factura Comercial: Para cuestiones aduaneras no es necesaria la factura, inclusive con una simple remisión se pudiera exportar, aunque el problema después lo tendría el importador de aquel país, ya que se requiere de una factura comercial que ampare dicho embarque. Esta factura deberá contener los siguiente:

• Nombre y dirección del vendedor o exportador.
• Nombre y dirección del comprador, consignatario importador.
• Descripción de la mercancía.
• Cantidades, peso y medidas del embarque.
• Precio unitario de la mercancía, especificando el tipo de moneda utilizada.
• Montos desglozados por concepto de fletes, seguros, comisiones, maniobras, embalaje de acuerdo a las condiciones de venta y el incoterm utilizado.
• Especificar el incoterm a utilizar, especificando el lugar y la versión del incoterm.
• Lugar y fecha de expedición de la factura.
• Numero de póliza que ampara la mercancía.
• Numero de la carta de crédito que ampara la operación, en caso de ser necesario

Es importante considerar, la elaboración de una factura pro forma antes de realizar toda la operación de comercio exterior ya que este documento representa el borrador de la factura comercial y que deberá ser enviado al cliente para que la revise y la regrese confirmada con su firma de aceptación. Todo esto con fines de prevenir una buena operación y evitar contratiempos en cuanto a datos incorrectos asentados.

3.- Pedimento de Exportación: Representa el documento oficial que elabora el agente aduanal para realizar el despacho de las mercancías. Para las exportaciones definitivas corresponde la clave A1 que hace referencia a esta operación, obviamente existen mas claves dependiendo la operación a realizar. El formato del pedimento se encuentra en los anexos de las reglas de carácter general en materia de comercio exterior y su instructivo de llenado específicamente es el Anexo 22.

4.- Documento de transporte: Es el documento que expiden las empresas transportistas, el cual contiene la información de la mercancía que se embarca, su destino y las características mismas. Es importante destacar que la información contenida en este documento en relación a la descripción de la mercancía, cantidades y embalaje debe coincidir con la información asentada en la factura, el contrato de compra-venta, el pedimento y la carta de crédito. Dependiendo del medio de transporte o tráfico que se utilice, corresponderá un documento específico:

• Terrestre.- Carta porte ó talón de embarque.
• Ferrocarril.- Talón de embarque.
• Marítimo.- Conocimiento de embarque (Bill of Landing).
• Aéreo.- Guía aérea (Airway Bill).

5.- Póliza de Seguro: Documento que asegura la mercancía dependiendo de la cotización negociada o Incoterm utilizado. Importante anotar o hacer referencia al No. de Póliza con la que viaja la mercancía.

6.- Carta de Crédito: Forma internacional de pago comúnmente utilizada en las transacciones de comercio exterior, debido a que representa una forma de pago de las más confiables. Importante mencionar que existen diferentes modalidades y cláusulas en las cartas de crédito.

7.- Certificado Sanitario, fitosanitario, y zoosanitario: Documento administrativo o regulación no arancelaria que permite proteger lo relacionado a la salud humana y que depende de que tipo de mercancía tenga que cumplir con el mismo.

8.- Certificado de Calidad: Este documento se exige dependiendo la mercancía y el país, ya que el comprador busca garantizar por medio de este documento que una institución certifique que el producto cumple con los estándares de calidad requeridos.

9.- Certificado de Origen: Este documento es el que ampara que la mercancia es originaria de la región o país firmante del tratado o acuerdo internacional, con el objetivo de obtener una preferencia arancelaria. La base jurídica de este documento es el art. 11 de la Ley de Comercio Exterior.

10.- Lista de Empaque: Documento que contiene las características del embarque en cuanto al número de bultos y cuanta mercancía contiene cada uno, además contiene un número consecutivo que permite el control de la mercancía, además contiene las características del embalaje, puede contener también los números de serie o claves para identificar la mercancía.

11.- Legalizaciones Diversas: Otros documentos que exigen las autoridades aduaneras, como pudiera ser el certificado de peso-volumen, una factura consular, etc.

12.- Contrato de Compra Venta Internacional: Es un documento que plasma las condiciones de la negociación con las diferentes cláusulas, y en donde el exportador e importador tendrán que cumplir con ciertas obligaciones y gozar de ciertos derechos.


Fuente: Guía de Exportación (COFOCE, Secretaría de Economía, Jaltrade)